DISEÑO DE UNA BD
Los pasos básicos para diseñar una Base de datos son los siguientes:
*Determinar la finalidad de la Base de datos:
El primer paso para diseñar una Base de datos de Access es determinar la finalidad de la base de datos y cómo se utiliza. Se debe saber qué información se desea obtener de la base de datos. A partir de ahí, se puede determinar sobre qué asuntos se necesita almacenar hechos (las tablas) y qué hechos necesita almacenar en Informática sobre cada asunto (los campos de las tablas). Entre otras cosas, se debe hablar con los demás usuarios que utilizarán la base de datos, pensar detenidamente en las preguntas que se desea que responda la base de datos, realizar bocetos de los informes que se desea que produzca y reunir los formularios que se utilizan actualmente para registrar los datos
*Determinar las tablas que se necesitan para la Base de datos:
Determinar las tablas que se requieren, es uno de los puntos más complicado del proceso de diseño de la base de datos. Esto se debe a que los resultados que se desean obtener de la base de datos (los informes que se desean imprimir, los formularios que desean utilizar, las preguntas para las que se desean respuestas) no proporcionan pistas necesariamente acerca de la estructura de las tablas que los producen. Posiblemente es lo más conveniente realizar un boceto en papel de la base de datos requerida y trabajar primeramente sobre dicho diseño. Al diseñar las tablas, se recomienda dividir la información teniendo en cuenta los siguientes principios fundamentales:
• Una tabla no debe contener información duplicada (redundante) y la información no debe duplicarse entre las tablas. Cuando cada elemento de información está almacenado en una tabla, se actualiza en un solo lugar. Esto resulta más eficiente y elimina la posibilidad de que existan entradas duplicadas que contengan información diferente. Por ejemplo, probablemente se desee almacenar de una lista de clientes, la dirección y el número de teléfono de cada uno de ellos, una sola vez, en una sola tabla.
• Cada tabla debe contener información sobre un asunto. Cuando cada tabla contiene hechos sólo sobre un asunto, se puede mantener la informaciónacerca de cada asunto, independientemente de otros asuntos. Por ejemplo, se pueden almacenar las direcciones de los clientes en una tabla diferente de lospedidos de los clientes, de modo que se pueda eliminar un pedido y conservar a la vez la información sobre el cliente correspondiente.
*Determinar los campos que se necesitan para las Tablas:
Cada tabla contiene información acerca del mismo asunto, y cada campo de una tabla contiene hechos individuales sobre el asunto de la tabla. Por ejemplo, una tabla de clientes puede incluir los campos del nombre de la empresa, la dirección, la ciudad, el país y el número de teléfono. Al determinar los campos para cada tabla, se deben tener en cuenta las siguientes sugerencias:
• Relacionar cada campo directamente con el asunto de la tabla.
• No incluir datos derivados ni calculados (datos que son el resultado de una expresión).
• Incluir toda la información que se necesite.
• Almacenar información en sus partes lógicas más pequeñas (por ejemplo, Nombre y Apellidos, en lugar del Nombre completo).
• Seleccionar el tipo de datos o el tamaño de campo más pequeño que sea apropiado para los datos del campo.
